外包LMS支持以获得更好的培训效果

学习管理系统(LMS)是一种帮助组织有效管理学习和提高员工绩效的软件应用程序。更具体地说,它:

• 使培训经理能够管理，跟踪和报告培训
• 管理所有培训计划-课堂、在线、混合和绩效支持
• 作为培训材料的仓库

你在LMS和培训上的投资

在查看您自己对LMS的投资和它所需要的东西之前，这里有一些关于LMS采用和使用的有趣统计数据。

• 在过去的19年里，小企业增加了对电子学习的使用增加了900％，在线学习新的正常。
• 到2020年底，98%的小企业计划使用LMS来满足他们的学习需求。

来源:SmallBizTrends公司

这些趋势不言自明。如果你正在使用LMS和电子学习，你显然是在做一些好的事情!

但让我们面对现实吧。你的LMS花费了你很多钱（一个商业LMS很容易花费大约一百万美元）。为了满足您的业务需要而定制它，您可能需要额外花费20000-25000美元。

就培训内容而言，电子学习课程的开发费用可能在1万美元至2.5万美元之间，每小时的电子学习费用不等，所以你的培训成本只会随着你开发新课程而增加。当然，对于电子学习，尽管最初的投资看起来很大，但你知道，在投资回报发挥作用之前，这只是一个时间问题——前提是，广泛参与学习内容并交付成果。

但是，当您考虑到LMS可以帮助您完成的所有工作以及它所支持的企业范围内的学习时，所有这些投资都是完全值得的。

然而，问题是，如何最大化LMS的投资回报率?继续阅读…

考虑到LMS提供的所有显而易见的好处，以及组织在最终瞄准最适合其企业范围的需求时所遇到的麻烦，为什么它的使用看起来像是厄运?

这是因为当我们大多数人花费超过6个月到1年的时间来评估和决定一个LMS时，我们真的没有花时间去看看如何和谁将管理它。缺乏足够的LMS支持是LMS没有得到最佳利用的主要原因，许多组织在投入大量资金投入LMS后发现自己陷入困境。由于LMS被埋没，或很少使用或使用效率低下，投资回报率不存在，培训对所有相关人员来说仍然是一项繁琐的活动。

除了临时要求和问题之外，LMS管理是一个全职工作，具有很多重复性的任务。对于涉及的几个不同角色和访问权限的用户，LMS管理员将不得不监督广泛的活动，设置相应的权限，准备教程/帮助文档等。涉及的一些常见任务将介绍所涉及的繁多的工作：

• 添加课程
• 让学习者参加课程(通常是大批)
• 生成报告
• 设置排行榜和奖励
• 维护个性化学习路径
• 按需生成报告
• 清理数据库和其他日常活动
• 解决学习者的问题，如不正确的分数和完成状态
• 帮助培训师跟踪课堂课程

LMS支持需要什么，你能处理吗?

以下是LMS管理员可能从不同类型的用户收到的一些关键请求:

你能实时处理洪水吗？鉴于在LMS和数字化培训中投入了多少，这是一个您无法忽视的地区。

有三种方法可以解决这一挑战。

选项1：具有专用团队，其主要工作是LMS支持

你需要为这份工作雇佣专门的资源。对于15000到25000个用户的用户组，您的团队至少需要2-3人，他们需要：

• 对大局有清晰的认识——你的组织的业务需求和绩效目标，并具有咨询思维(要有战略倾向，而不仅仅是战术技能)
• 了解培训计划、工作流程和LMS功能
• 良好的逻辑和技术技能-应该能够理解用户的问题，并立即解决他们
• 出色的客户服务体验（内部客户决定您是否在LMS上获得ROI！）

然而，在所有概率中，当您的组织投入LMS，电子学习和课堂培训时，您可能很少，或者您可能有很少的或没有分配预算，以便聘请独家LMS管理团队。所以最有可能，你将结束使用现有员工来处理LMS管理和支持，下面详细介绍了这个选项。

选项2：具有现有员工处理LMS支持作为其二级工作

虽然大多数组织一开始都使用这个选项，但由于下面列出的原因，它不能长期工作。

• 内部员工可能有也可能没有足够的LMS管理知识来应对更大的挑战。
• 没有专门用于LMS管理的资源会导致缺乏管理LMS相关任务的所有权。
• 指定员工的主要和次要工作可能会受到影响。
• 他们对支持问题的反应将需要更长的时间。反过来，如果用户不能立即获得支持，这可能会导致他们对LMS失去兴趣。
• 他们最终只是在LMS中建立了培训计划，在增加LMS的参与度或提出利用混合学习的建议方面没有战略作用。
• 它们本身可能无法了解LMS中可能的所有可能，以及如何利用数字化学习和帮助学习者轻松访问的好处。

如果您的组织有多个部门，并且有多个由现有员工组成的团队处理LMS管理员，那么您还将有以下其他缺点：

• 太多的管理员对LMS管理知识知之甚少
• 每个人都在做他们知道的事
• 没有遵循约定或特定的流程，因此出错的机会增加了
• 重复工作；返工
• LMS中的垃圾太多了
• 培训结构不规范，导致报告不正确
• 由于花时间在未经培训的用户纠正错误方面，您无法按时推出课堂培训
• 培训计划不按时记录在LMS中
• 没有单一的援助联络点
• 报告功能没有充分利用，因此涉众参与度低

其结果是，LMS被视为一个死投资或白象，这要求太多的投资和回报很少。有什么事吗你我能做些什么来确保宝贵的训练美元花费在LMS上的收益回报?继续阅读…

选项3:外包LMS管理和支持，以确保更好的ROI

外包LMS管理和支持，通过解决您之前看到的所有挑战，确保更好的投资回报率。方法如下：

• 很容易获得LMS和培训域的技术专家;与了解培训职能和战略的供应商也，你也得到战略输入，帮助你利用数字化学习的好处，利用混合学习。所有这些都增加了与LMS的接触，随后增加了ROI。
• 与雇用全面的内部LMS管理团队相比，LMS管理的外包非常便宜。
• 服务质量可能会好得多，因为它是一种付费服务，并且有一个SLA。
• 您可以为特定时区获取自己的LMS管理员和专用资源24×7，他们可以处理所有非技术和学习级别问题。更快的转弯影响LMS使用积极。
• 您的培训经理将接受基本LMS管理任务方面的培训(例如，入职协助)。
• 您影响了更多的人——学习者、培训经理、LMS管理员、利益相关者都受益于及时的输入(精简的课程管理和报告/分析)。
• 您的培训/电子学习举措起飞并提供业务结果。

请记住，LMS只能执行其管理员所能执行的操作!

外包LMS管理和支持的结果

以下是将LMS支持外包给具有战略和战术技能的供应商的一些结果:

• LMS使用的广泛增加。
• 及时提供支持，以满足“内部客户”的需求。
• 培训计划变得有组织并且易于检索。
• LMS中可用的分类和有用的数据。
• 定制的报告提供了按需提供关于绩效，参与，完成和全面采用培训举措的见解。

所有这些都转化为增强的ROI！

当您外包LMS支持时，您还可以获得以下服务的附加优势：

LMS管理员/培训师入职培训

对组织内部不同级别的LMS管理员进行培训，即基础级、高级级和专家级。除上述培训外，我们亦会不时提供在职培训及特定任务的培训。

LMS升级测试

升级和测试是LMS不可分割的一部分。它们齐头并进，是LMS维护的常规过程。在阶段/测试LMS上进行初始更新，一旦LMS更新到较新版本，则对LMS的所有功能进行广泛的测试。此外，错误被识别并与您的技术团队共享，由他们修复。

再次进行测试以评估体验。当一切都整理好后，您的技术团队可以继续并更新所有LMS用户使用的Live/PROD LMS。最后一个过程是在Live LMS上再次进行测试，以确定任何可能的bug。

基于角色的LMS入门教程和文档(如果需要)

尽管大多数lms都有自己的在线帮助(FAQ)文档，但大多数情况下它不是很友好。如果有自定义，它将变得更加不友好，因为文档可能没有反映自定义。为了帮助组织的LMS管理员和其他用户，优秀的LMS支持提供者还可以生成按需的、基于角色的视频教程和用户手册。

清理LMS和设置标准

随着时间的推移，大量过时的数据积累起来。有些培训可能过时了，有些可能需要存档，或者可能有多余的内容。任何系统都是如此，LMS也不例外。定期清理确保系统中只有相关的、当前的和有意义的数据和学习材料可用。

这是大多数内部LMS管理员的任务既没有时间也没有倾向于做。这是外包LMS支持有所帮助的地方。另一个任务良好的LMS支持提供商可以确实设置到位标准，也可以与内部团队共享，以确保符合质量要求的一致性和标准化。

你可以外包什么?

您可以外包3种类型的LMS支持。

1.持续的支持和维护

这包括对下列各项任务提供持续的、基于角色的支持:

2.大部分项目

如果您有涉及大量工作的一次性需求，比如全球范围内的学习者批量注册，或者建立一个庞大的培训材料目录并将它们分配给企业范围内的学习者，那么您可以将这些初始任务外包，并自己继续进行持续的维护工作。

3.将用户和课程从遗留LMS迁移到新LMS

您打算将学习资料转移到新LMS吗？这需要一个大量的努力，因此您可以将此功能外包给LMS支持供应商，因为聘请专门的团队以获得一次性计划并没有意义。

我的数据安全吗？我买不起供应商机器上的任何东西。

是否遵循流程?让外部供应商来处理课程的编目和命名是否有风险?由于缺乏明确的标准，供应商团队可能会搞得一团糟。

供应商如何处理多个请求？至少与内部管理员一起，我们有一些内部日志系统。

我如何能确定供应商会像我们一样致力于我们的LMS采用的成功?

这些是你现在脑子里的想法吗?一个好的供应商应该能够充分理解并解决您的问题。这里有4组问题可以问入围供应商。

1.他们有战略重点和沟通技巧吗?

• 他们能否在LMS的保护伞下统一整个组织的培训功能?
• 他们是否有能力与CEO级别的利益相关者交谈?
• 他们是否提供LMS支持的咨询方法来帮助您提高LMS的使用率？

2.他们在提供LMS支持服务方面有何专长和过往记录?

• 他们参与了多少LMS支持服务项目?
• 他们是否已经证明了在类似项目上工作和所需培训的经验？
• 如果是批量/一次性的项目，他们是否有能力在你的时间表内完成?
• 他们有公平的定价政策吗?
• 他们是否能够胜任指导LMS内部管理员完成基本的管理任务?

3.他们是否有人力处理大量LMS管理任务的大量工作?他们接受过LMS培训吗?

• 他们是否有合适的、合格的团队来处理批量需求？
• 团队是否在您的LMS上受过良好的训练?
• 他们有所有必需的资源吗？

4.他们是否有严格的安全措施、质量标准和项目管理流程？

• 他们是否了解并解决了您的数据安全问题？
• 他们是否有接受并形成文件的标准?
• 他们有票务系统来提高支持票-为不同类型的用户？
• 它们是否提供了一个界面，用户可以根据自己的任务和角色检查快速解决方案?
• 他们是否有定期记录和传达突发事件、风险、机遇和项目状态的机制？
• 他们是否有工具和模板来记录和沟通项目的每一个方面(与涉众定期和后续会议是项目成功的关键?)
• 供应商是否有良好定义的过程来保证良好的质量?

在外包LMS支持时避免5个常见错误

关于我们的客户

我们的一个客户是一个拥有14,000多名员工的全球组织，正在使用专有的LMS培训其员工 - 使用课堂的混合，在线培训，网络研讨会和在线评估。

需求和挑战

我们的客户缺乏一个强大的内部LMS管理团队，因此他们:

• 发现很难管理近30000个LMS培训项目
• 有多个管理员，导致资源重复
• 没有标准流程
• 没有单一的联系点和所有权
• 培训状态的跟踪和记录不当

我们的解决方案

我们采用了一种双管齐下的方法，即在LMS中标准化他们的培训活动，然后为用户提供管理支持，以解决所面临的任何问题。

为了规范培训设置和简化LMS的使用，我们设置了:

• 命名约定和准备培训上传表单，其中指定了在LMS中上传培训计划所需的所有要求
• 基于角色的票务系统，学习者可以获得视觉辅助帮助来帮助解决他们的问题
• 分类和组合的课程目录，以帮助学习者轻松访问所需的资源
• 标准和定制的报告

我们正在进行的支持涵盖所有用户，并提供快速解决他们的问题。一些包括：

结果

• 增加LMS的使用
• 学习者可以轻松获得的组织培训
• 由于内部管理员接受培训，门票数量减少